档案(汉语词语)

目前学术界关于档案的定义还不统一。一般,档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性 。我国古代的档案,在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”,周代叫作“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清代以后多用“档案”,现统一称作“档案”。

读音:dàng àn

详解:档案是直接形成的历史记录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性,“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时,也继承了文件的记录性,是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件的原始记录性,具有历史再现性,所以档案才具有凭证价值的重要属性,并以此区别于图书情报资料和文物。

1.档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

2.档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的,这里的“文件”是指广义文件,即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态,两者具有同源性和阶段性的共性,也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说,两者完全相同的,但从时效、价值和系统性上来说,档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判,档案是已经办理完毕的文件;其次是价值评判,档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分;最后是系统性批判,档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此,文件是档案的前身,档案是文件的归宿;文件是档案的基础,档案是文件的精华;文件是档案的素材,档案是文件的组合。

3.档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看,有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等;从制作手段来看,有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等;从表现方式来看,有文字、图表、声像等。

4.档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为其一般属性。因此,可将档案的定义简要地表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。

分类保存以备考察的文件和材料。

关于“档案”词源现有两种主要观点。

1.“档案”一词来源于清初。持此观点者的依据,一是见之于清初文人杨宾所作的《柳边纪略》一书,其第三卷载:“边外文字,多书于木,往来传递者曰‘牌子’,以削木片若牌故也;存贮多年者曰‘档案’,曰‘档子’,以积累多、贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者,亦呼之谓‘牌子’、‘档子’矣。”二是见之于《康熙起居注》一书,其中有“部中无档案”之语。

注:“档案”一词即便来源于清初,也是清代的汉语词汇,并非来源于清代的一定就是“满语”。“档”字为汉语固有词汇,《正字通》:俗谓横木框档。本义:器物上用以分格或撑的横木条。用横木间隔,存放案牍,再将“档”与“案”合做一词为“档案”,才符合汉字词语的发展规律。怎么可能是满语?

2.“档案”一词来源于远古,出现在清朝之前。持此观点者主要有:(1)侯传学提出《周礼注疏》中有“副当”之说:“写副当以授六官。”(王荣声、王玉声认为“副当”之“当”并非“档案”,而是副词,应释为“将”。)(2)王金玉等人提出“宋代‘架阁文字’即为‘档案’”之说,还进一步考证明初即有“档案”的称谓,其证据是明初所撰的《明实录》,其上载有:“(洪武二十五年正月)庚子日,据刑部近来因户部文档不明,着本部办理拿问该属官吏等情具奏,帝降旨:‘匡正迟速,非隐匿粮饷则勿问。钦此。’”并据此认为“档”作为档案的称谓应追溯到元代。(3)张中强提出元曲有“档案”之说:“使肖曹律令不曾习,有档案分令史支持。”(和宝荣考证此处之“档案”应当作“当案”,即“当职”。和宝荣所言可信。)

以上两种观点,均值得商榷,尚待进一步从古代文献资料和出土文物中做进一步深入的考证。

关于档案的定义,据不完全统计,国内外已有上百种,根据其下定义的出发点和角度来划分,可以归纳为五种类型:法规型、辞书型、教科书型、专著型、论文型。为什么会有如此众多的档案定义呢?其原因大概是:一、不同国家有不同的政治文化观念,对档案这一事物的认识也有所不同,例如法语国家认为文件(文书,下同)一旦形成就叫作档案,包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内;我国认为文件向档案部门归档后才叫作档案,包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段在内;英语国家认为文件进入档案馆后才叫作档案,仅指文件的非现行作用阶段。二、同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察,对档案这一事物的认识也会产生差异,例如我国有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案,有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案,如此等等,不一而足。正如北宋大诗人苏东坡在《题西林壁》一诗中所写“横看成岭侧成峰,远近高低各不同”。三、同一国家同一时期的人们因不同的需要,对档案这一事物的认识也会有所差别中国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录,而不少档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史记录。四、因为档案学作为一门新兴学科,还处于尚未成熟的阶段。五、随着社会的进步和科学技术的发展,档案和档案工作也在不断地发展,档案学理论始终处于不断的建设之中,对档案的认识就有一个不断丰富、完善的发展过程。六、人们对客观实践的认识不可能一次完成,将随着实践的发展而不断深化。现举档案定义三例以见一斑:

《法兰西共和国档案法》(1979年公布):“任何自然人或法人,任何国家机关或组织,任何私人机构或部门,在自身活动中产生或收到的文件整体,不管其形成日期、形式和制成材料,都是档案。”

《苏联大百科全书(第三版)》:“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。”

美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说:“档案是经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用,业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”

以上档案定义虽然认识有所不同,但都认为档案必须具有三个基本要素:形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

中国档案学界从20世纪50年代起,就一直在不断地探讨档案的定义,直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》诞生,才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称:“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是:“国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”

档案的最新定义是:“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”(冯惠玲《档案学概论》第二版)

个人档案是一个人一生生命轨迹的缩写,是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料,也是一个人政治生涯中的重要组成部分,绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活,就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道,建立起个人档案既是工作的需要,也是社会的需要,更是一个人在社会上工作和生活的需要,这是单位或企业了解一个人的重要手段。没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你,对个人是肯定不利的。存放和保管好当然是一个重要环节。至于怎样保管、在哪里保管?一般应在县(市)团级及以上的人事档案管理部门,这主要是指国家行政或事业单位的在册人员等;对于广大的农村人口一般应有乡镇户籍管理部门;对于企业单位另有规定,一般应在他的所属上级行管单位。对于大量的流动人口则另有规定。

2016年1月,中央组织部通报称,在省管干部档案专项审核中,420人因档案造假受到组织处理或纪律处分,186人因档案问题被记录在案,未查清前不得提拔或重用。造假主要有以下三个特点:

(1)年龄、学历、经历是“重灾区”。

(2)多人协作,团伙作案。

(3)履历造假往往伴随其他违纪违法行为。

一位长期从事组织工作的干部说,档案造假会牵涉到很多部门,如年龄、户籍等归公安部门管,学历归教育部门管,而档案只是前面这些部门工作的最后痕迹。因此,一份处处造假的档案背后可能是多个部门管理、把关的问题。“特别是过去对档案管理很松散,随便找个熟人就能把出生日期、民族都改了。”

1948年6月9—11日,位于巴黎的联合国教科文组织(UNESCO)召开了一场专家会议,来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流,经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。会上通过了ICA的第一份章程,章程中指出,世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案,开展鉴定并提供利用;档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。

2007年11月,为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日,ICA全体成员在于加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定,将每年的6月9日定为国际档案日。

2013年,中华人民共和国国家档案局决定自2013年开始,将把每年的6月9日即“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日。

国际档案日作为世界档案界一个盛大节日,为世界的档案工作者推动本国档案事业的发展提供了一个契机,有助于提升档案在大众、政治家、决策者以及赞助机构中的地位,鼓励新的用户和扩大用户基础,改变档案部门和档案专业的形象,让档案界发挥出它最充分的意义,从而建立起更大的信心和与社会的互动。

1.世界上现存最早的一份完整的外交条约档案

约公元前1296年,埃及法老拉美西斯二世与赫梯国王哈图舒尔三世在卡迭石战役后签订了和约,并结成军事同盟。条约原本用银板制成。

2.世界上现存最大的一份纸草档案

公元前1164年,埃及法老拉美西斯四世制成特大型纸草文件。文件记载其父拉美西斯三世在位期间的功绩和善行。文件呈卷轴形,由三个书吏写成,用79张草粘接起来,长133英尺,宽约17英尺。发现于底比斯的一个墓穴,后来被英国人哈里斯买去,故名哈里斯大纸草。现存伦敦不列颠博物馆。

3.世界上创刊最早的档案专业刊物

1876年,德国地区性档案刊物《档案杂志》创刊。该刊由巴伐利亚州档案局出版,年刊,德文,主要刊登档案学论文和档案汇集介绍。

4.世界上第一个提出“档案学已经成为一门独立学科”观点的人

1884年,法国著名历史学家郎格鲁在《国际档案馆、图书馆、博物馆杂志》第一卷第一期上发表《关于档案学的科学》一文。作者第一次提出了档案学已经成为一门独立学科的观点。

5.世界上唯一的档案专业出版

1982年1月3日,中国成立了档案出版社。这是世界上唯一的档案专业出版社。

6.世界上唯一的档案专业报

1995年,《中国档案报》正式创刊。这是世界上唯一的档案专业报纸。

档案是人类历史最重要的载体之一,它通过自己的记载,向后人揭示历史的真相,而档案本身也不断发生着变化。

甲骨档案:甲骨档案是我国现存历史的档案中年代最久远的,出土数量达15万片以上。商代留给我们的最早的档案文字材料,就是这种甲骨档案,它也是我国现存最早的系统的官府文书。该种档案制成材料之特殊,年代之远,数量之多,在世界范围看也是绝无仅有的。

金文档案:金文档案是继甲骨档案后又一种珍贵的历史档案。青铜器上铭文铸字在商朝就已出现,到了西周,中国的青铜器进入极盛时期,此时刻于青铜器上的文字数量增多,记事广泛,具有了书史的性质。古代先民以金属统称为“金”,刻于青铜器上的文字称作“金文”或“铭文”,具有书史记事特点的青铜器铭文就称为“金文档案”。从出土的金文档案记事范围看,它比甲骨档案更为广泛而详细,对研究当时的历史具有极其重要的史料价值。

缣帛档案:中国是丝绸的故乡,缣帛档案自然也占有一席之地。随着丝织业的发展,战国时期已开始用缣帛作为书写材料,秦汉时使用更多。缣帛作为书写材料有许多优点,可以随意裁剪,质地坚韧轻柔,便于携带和保管,故多用于绘制舆图或抄写经典。由于其价格昂贵,无法普及使用,到了魏晋南北朝,随纸张的广泛应用,缣帛的使用量锐减。但是封建王朝的一些重要文书仍用丝织品书写。直到清代,朝廷颁授文武官员的诰命、赦命等封赠文书还在使用绫锦。

简牍档案:简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的文字材料。“简”是指狭长的竹片或木片;“牍”是指方形木片,主要用于一般公务文书。“策”是指若干片简编联在一起,用于国家重大政事和书写典籍。从现存史籍看,由于纸张出现之前,竹片、木片多用作书写材料,因而文书档案常被称作“册”、“典”、“中”、“简册”、“简牍”、“典籍”等。

石刻档案:树碑立传的传统习俗,使中国古代石刻档案的遗存多姿多彩,浩如烟海。早在先秦时期,就开始用石材作为记事材料,到了秦朝,石刻不仅形制扩大,且数量增多,内容广泛。此时的刻石完全具有了档案的性质。石刻档案自秦代大兴后,历代都把刻石作为发布政策、记载国政大事的最好的传世材料。这是因为刻石取材容易,传世久远,便于保存,弥补了青铜器需要铸造,易于腐蚀,容字有限之不足。与甲骨、金文、简牍档案不同的是,这三者因时代进步而随之逐渐作古,只有石刻档案至今仍有其生命力。

纸质档案:我国档案载体从纸质档案起发生了重大变革,取代了简牍,成为国家正式书写材料,一直沿用至今。

进入工业社会以后,开始出现声像档案,如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。20世纪中期以后,档案载体又发生了革命性的变化,产生了以代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的电子文件,这些具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件,参数和其他相关数据称为电子档案。电子档案的产生,是档案领域最剧烈的一次变革,它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。

1.1 档案防护内容应包括外围护结构的保温、隔热,温湿度要求,防潮、防水、防日光及紫外线照射,防尘、防污染、防有害生物(霉、虫、鼠等)和安全防范等。

1.2 温湿度要求应根据档案的重要性和载体等因素区别对待。

1.3 音像、缩微、电子文件等非纸质档案贮存库设计,除应符合本规范有关规定外,尚应根据使用保管的特殊要求进行设计。

2.1 纸质档案库房的温湿度要求应符合表2.1的规定。

表2.1 纸质档案库房的温湿度要求

范围

冬季

夏季

温度

14℃~24℃

≥14℃

≤24℃

相对湿度

45%~60%

≥45%

≤60%

2.2 特殊档案库房的温湿度要求应符合表2.2的要求。

表2.2 特殊档案库房的温湿度要求

用房名称

温度

相对湿度

特藏库

14℃~20℃

45%~55%

音像磁带库

14℃~24℃

45%~55%

胶片库/拷贝片

14℃~24℃

45%~55%

母片

13℃~15℃

35%~45%

2.3 档案库房在选定温、湿度后,每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2℃、相对湿度不得大于±5%。

2.4 基本用房温湿度要求应符合表5.2.4的规定。

表2.4 基本用房温湿度要求

用房名称

温度

相对湿度

裱糊室

18℃~28℃

50%~70%

保护技术试验室

18℃~28℃

40%~60%

复印室

18℃~28℃

50%~65%

声像室

20℃~25℃

50%~60%

阅览室

18℃~28℃

展览厅

14℃~28℃

45%~60%

工作间(拍照、拷贝、校对、阅读)

18℃~28℃

40%~60%

档案网站是档案部门在新的历史时期以新的手段开发档案信息资源为社会发展服务的一种新的形式。档案网站是档案部门在互联的公共信息网络上建立的站点,它以主页方式提供相关信息和相关服务,构成公共信息网络的一个节点。档案网站建设是档案部门网络信息化建设的一项基础性工作,是档案部门面向网络世界的窗口。档案网站的名称和域名是在网站的页面最先出现的,能够反映档案网站的建设水平。

近几年,国际上图书馆界与档案界在多项领域均有合作,逐步强化了图、情、档一体化的发展趋势,随着信息技术和网络的发展,图、情、档三者又出现了融合的趋势,国外许多档案机构与图书机构进行了联合或是整合。如美国总统图书馆就是典型的“三位一体”机构,馆中有图书、档案文件、文献材料,并有大量的声像档案和图书;再如,在澳大利亚,图书、情报、档案一体化的实体大量存在,该国的档案都保存于图书馆中,国家图书馆被赋予情报职能,成为全国的情报中心。

随着档案事业的发展和档案信息化进程的加快,我国档案网站建设也日益成熟和丰富起来。我国已经建立起国家档案局(馆)、省级档案局(馆)、市级档案局(馆)和县级档案局(馆)四级档案行政主管部门的档案网站体系,建立起档案学会、档案期刊和档案报社等各档案学术研究交流的档案机构、团体档案网站体系,建立起了档案产品企业、档案服务企业等档案企业网站体系,建立起了家庭档案、宝宝成长档案、民生档案等各项专题档案网站系体,建立起了各高校档案网站体系,特别是还出现了以档案网和档案网论坛为代表的民间自办档案管理指导网站,表现了我国档案网站建设进入了新的阶段。

相关词汇

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